校友是学院发展的宝贵财富、无形资产和重要资源。在学院全面攻坚“三场硬仗战”、奋力推动学院转型发展之际,进一步完善校友信息,凝聚校友力量,同心聚力发展,意义重大、影响深远。
一、前期工作总结
自2019年10月开展校友信息收集工作以来,全院各部门、各单位大力支持、踊跃收集,提供了大量的基础数据,共收集到16个系(院),343个教学班,9125名校友信息。
同时,在收集整理工作中也存在一些问题:
1.校友收集不充分。参考教务处数据,学院2000年以后,共有毕业生8万余名。但此次收集整理共9125名,数量上存在较大差距。2000年以前的校友信息严重缺失。
2.EXCEL表格填报不完整、不规范。具体如下:
(1)关于联络员,个别班级没有填班级联络员、未指定校友所在地联络员(省内各地级市1-2人、其他每省/直辖市2-3人)。
(2)关于校友所在地,正确表述“省+地级市”,如“山西省忻州市”,报回表格中存在不规范表述,如“石楼县”、“枣庄”等。
(3)关于“入学时间”和“毕业时间”,个别班级没有填报。入学/毕业时间涉及到该校友是哪一级(入学年份)、哪一届(毕业年份)或者四年制本科生与专升本学生区分的问题。
(4)关于校友个人信息,部分校友有姓名、工作单位,无联系方式、所在地、职务、职称等其他信息。
(5)关于校友“从事职业”,正确表述应为“教师”“个体”“公务员”等即可,报回表格中存在不严谨表述,如“党员”、“引进人才”等。
(6)关于其他校友信息,未报回其他校友信息(详见院政〔2019〕49号)。
二、下一步工作
校友信息整理是开展校友工作的前提和基础。为进一步将校友信息搜集工作做实做细,请各单位在去年工作的基础上,做好以下工作:
1.建立毕业校友信息总表(样表1)。
2.按班级建立EXCEL表(样表2),并整理至一个文件夹内。
3.按所在地建立EXCEL表(样表3,省内校友按地级市收集整理,其他地区校友按省/直辖市收集整理),并整理到一个文件夹内。
4.建立班级联络员汇总表(样表4)。
5.建立地方联络员汇总表(样表5)。
6.建立其他校友EXCEL表(样表6)。
三、工作要求
校友工作是学院发展战略的重要组成部分。请各单位本着为学院发展高度负责的态度,扎实推动校友信息整理工作。
1.请安排专人负责,并于11月6日(星期五)前将专人信息(单位+姓名+电话+微信号)报回校友工作办公室邮箱xzsfxyxygzbgs@163.com。学院将重新整合校友信息工作微信群。
2.校友信息要确保表格填写规范、校友信息完整,保证班级完整、班级学生完整。
3.要广泛联系各界校友(1958年建校至今)。在学院发展历程中,部分教学单位涉及到调整,请现教学单位负责人安排本系(院)专人,进行联系。
4.12月4日(星期五)前将上述表格电子版压缩打包发送至校友工作办公室邮箱:xzsfxyxygzbgs@163.com。
届时,学院校友工作办公室将公布各单位校友信息整理情况。并适时召开全院校友工作大会。
特此通知
附件:样表
发展规划处
(教育发展基金会秘书处 校友工作办公室)
2020年11月2日